職場での人間関係や業務の効率を高めるうえで、コミニュケーションを図ることは欠かせません。しかし「図る」と「取る」など似た表現が多く、正しい使い方や意味に迷うこともあるのではないでしょうか。この記事では、ビジネスシーンで頻出する「コミニュケーションを図る」という表現の意味や使い方、公用文での表記ルール、または言い換えの方法などをわかりやすく解説します。例文や具体例も交えながら、職場での円滑な関係構築に役立つ知識を紹介します。
この記事でわかること
- 「コミニュケーションを図る」の意味と「取る」との違い
- 職場におけるコミニュケーションの具体例と実践方法
- 公文書・公用文における正しい書き方とルール
- ビジネスシーンで使える言い換え表現や英語表現
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コミニュケーションを図る意味とその重要性
日常やビジネスの場面で頻繁に使われる「コミニュケーションを図る」という表現ですが、その正確な意味や背景を理解している人は意外と少ないかもしれません。ここでは、「図る」という言葉の意味や使い方、「取る」との違い、さらには公用文での表記や英語での表現などについて詳しく解説していきます。
意味
「コミニュケーションを図る」とは、相手との意思疎通を積極的に行い、関係性や理解を深めようとする行動を意味します。この表現は、単に言葉を交わすだけでなく、相手との信頼関係の構築や、情報の共有、共感の形成を目的としています。
たとえば、職場でチームメンバーとプロジェクトの進捗を確認し合う場面や、取引先とのミーティングで認識のズレがないか確認する際に、「コミニュケーションを図る」ことは非常に重要です。こうした行動によって、業務が円滑に進むだけでなく、トラブルの予防や信頼感の向上にもつながります。
また、「図る」という言葉が使われている点にも注目しましょう。これは「目的を持って努力する」というニュアンスが含まれており、単に会話することとは異なります。つまり、意図的・戦略的に関係性を深めようとする姿勢が込められているのです。
日常会話ではあまり使われない表現ですが、ビジネスや公的な文脈では、相手との真摯な関係構築を意味する言葉として非常に重宝されます。
図るとの違い
「コミニュケーションを図る」と「コミニュケーションをとる」は似ているようでいて、実は意味や使われ方に違いがあります。特に「図る」という言葉には、目標や意図を持って何かを達成しようとする積極的なニュアンスが含まれます。
たとえば、「関係改善を図る」「再発防止を図る」などのように使われることが多く、ある目的に向かって行動する意志が感じられます。したがって、「コミニュケーションを図る」とは、単に話す・聞くという行為以上に、意思疎通を通じて関係性を発展させたり、業務の効率を高めたりすることを意識している表現なのです。
一方で、「コミニュケーションをとる」は、もっと日常的でカジュアルな表現です。話す、聞く、伝えるという行動そのものを表しており、意図的な努力や目的性までは強調されません。
この違いを理解することで、場面に応じた使い分けが可能になります。ビジネス文書や報告書など、フォーマルな場面では「図る」の方が適切とされる一方、同僚との日常会話では「とる」の方が自然に聞こえるでしょう。
使い方
「コミニュケーションを図る」という表現は、主にビジネスや公的な文章において使用されるフォーマルな言い回しです。一般的な会話よりも、文章やプレゼンテーション、報告書などの場面で使われることが多いのが特徴です。
使い方としては、「〜とコミニュケーションを図る」「〜との円滑なコミニュケーションを図る」などの形で、相手との関係構築や意思疎通を目的とした努力を表現する際に使われます。たとえば、「顧客との信頼関係を築くために、定期的なコミニュケーションを図る必要がある」といった文が典型的です。
注意点として、「とる」と混同しやすいですが、「図る」はあくまで目的意識をもった行動であるため、会話の自然さよりも、文章の意図や戦略性を強調したい場合に適しています。日常的な会話には不向きな一方で、信頼性や誠実さを示すことができるため、上司やクライアント向けの資料などでは有効です。
また、公的文書や就職活動時のエントリーシートなど、文語的な表現が求められる場面でも好まれます。文章全体のトーンに合わせて、適切に使い分ける意識が大切です。
言い換え
「コミニュケーションを図る」は非常にフォーマルな表現ですが、場面や相手によっては、もう少し柔らかく、親しみやすい表現に言い換えることが有効です。文脈に応じて適切な言い換えを選ぶことで、より自然で効果的な文章が書けるようになります。
たとえば、「意思疎通を行う」「関係を築く」「連携を深める」などが代表的な言い換え表現です。これらは「図る」と同様に、相手との関係構築や情報共有の努力を示すことができるため、ビジネスの場面でも違和感なく使えます。
また、ややカジュアルな表現を選びたい場合は、「話し合う」「やり取りする」「対話する」といった言葉も候補になります。これらは、より日常的で感情的なつながりを意識した表現になるため、同僚や部下とのコミュニケーションを説明する際などに適しています。
公文書や公式な発表では「連携を図る」や「意思の共有を図る」など、やや硬めの言葉を用いた方が説得力が増す場合もあります。文章の目的と対象に応じて、言い換えを柔軟に使い分けることが重要です。
英語での表現
「コミニュケーションを図る」を英語で表現する場合、日本語と同様に「意図をもって意思疎通を行う」というニュアンスを適切に反映させることがポイントです。よく使われる表現としては、以下のようなものがあります。
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“establish communication”
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“facilitate communication”
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“promote mutual understanding”
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“foster communication”
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“enhance interpersonal relations”
たとえば、「クライアントとの円滑なコミニュケーションを図る」は、英語では “We strive to foster smooth communication with our clients.” のように言い換えることができます。
また、ビジネス英語では「build rapport（信頼関係を築く）」や「engage in dialogue（対話に参加する）」といった表現も、「図る」の意味合いを丁寧に含んでいます。単に “communicate” という動詞だけでは、「図る」の持つ意図的・戦略的なニュアンスが伝わらないことが多いため、文脈に応じて表現を工夫する必要があります。
英語に訳す際は、「図る」の本来の意味を意識して、関係性を構築するための行動であることを伝えるフレーズを選ぶのがポイントです。
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ビジネスシーンにおけるコミニュケーションの実践方法
「コミニュケーションを図る」ことの重要性を理解したら、次は実際にどのように職場で実践するかがポイントになります。ここでは、職場での具体的なコミニュケーションの取り方や、関係を円滑に保つための工夫、さらに積極的に深める方法や活性化させるためのアプローチなど、すぐに役立つ実践的な内容を紹介します。
職場での取り方
職場における「コミニュケーションの図り方」は、業務のスムーズな進行やチームの信頼関係の構築に直結します。特に複数人で仕事を進める場面では、情報の共有ミスや認識のズレが大きなトラブルにつながるため、意識的にコミニュケーションを図ることが不可欠です。
まず大切なのは、日常的な声かけやあいさつといった小さな接点を積み重ねることです。これにより相手の心理的な距離が縮まり、相談や意見交換がしやすい関係性が生まれます。
次に、定例ミーティングや1on1面談など、意図的に会話の場を設けることが重要です。こうした時間を使って、業務の進捗確認だけでなく、悩みや提案などを共有できる体制を作ることが、円滑なコミニュケーションの基盤となります。
また、**相手の話をしっかり聞く姿勢（アクティブリスニング）**も重要な要素です。一方的に話すのではなく、相手の考えや感情を理解しようとする態度が、信頼関係を深めます。
さらに、社内チャットやビジネスSNSなどのツールを活用することで、タイムリーな情報共有や、業務に関する確認・相談をしやすくなります。こうした仕組みを整えることも、「図る」という行動の一部です。
具体例
「コミニュケーションを図る」の具体例を示すことで、実際の使い方や場面での適用方法がより明確になります。以下に、日常業務やビジネスシーンにおける典型的なケースをいくつか挙げます。
1つ目の例として、「新しいプロジェクトに取り組む前に、関係部署とのコミニュケーションを図ることで、認識のズレを未然に防ぐことができた」というケースがあります。このように、業務開始前の連携は、後々のトラブルを防ぐ有効な手段です。
2つ目は、「テレワークが増えた中で、オンラインミーティングを活用してメンバー間のコミニュケーションを図るようにしている」というケースです。直接顔を合わせる機会が減った現代では、積極的に会話の場を設けることが重要です。
3つ目の例では、「若手社員との信頼関係を築くため、定期的に1on1面談を実施してコミニュケーションを図っている」という上司の取り組みが挙げられます。これは、部下との距離を縮め、意見を言いやすい環境を作る良い例です。
いずれの例でも共通しているのは、目的を持って意思疎通の場を作っている点です。単なる雑談や情報交換ではなく、信頼構築や情報の正確な共有といった成果を意識しているのが「図る」の特徴と言えるでしょう。
円滑な関係を築く方法
円滑な人間関係を築くためには、日々のコミニュケーションの質と継続が鍵になります。「図る」という行動を意識しながら関係性を育てることで、信頼感や協力体制を強固なものにすることが可能です。
まずは共感を示す姿勢が重要です。相手の話をよく聞き、反応を返すことで、「理解してもらえた」という安心感を与えることができます。これは職場だけでなく、プライベートな場面でも大きな効果を発揮します。
次に、感謝の言葉を忘れないこと。些細なことでも「ありがとう」と伝えるだけで、相手との関係が一段と良くなります。こうした小さな積み重ねが、長期的に良好な関係を築く基盤となります。
また、情報をオープンにする姿勢も重要です。必要な情報を適切なタイミングで共有することで、信頼と安心を生み出すことができます。情報を抱え込まず、透明性を保つことが、コミニュケーションの活性化につながります。
最後に、相手の立場を尊重することも忘れてはいけません。一方的な発言や決めつけは避け、常に相手の意見や立場に耳を傾ける姿勢を持ちましょう。
これらの要素を日常の中で意識することで、「コミニュケーションを図る」という行動が自然にできるようになり、人間関係もよりスムーズになります。
積極的に深める工夫
コミニュケーションを図る上で、関係を「深める」ことは非常に重要です。特にビジネスシーンでは、信頼に基づいた関係性があることで、プロジェクトの円滑な進行やチームの団結力が高まります。そのためには、意識的かつ積極的な工夫が求められます。
まず実践したいのは、フィードバックの習慣化です。相手の良い点や改善点を具体的に伝えることで、互いの成長を促すだけでなく、信頼関係も強化されます。ただし、批判的にならず、建設的な表現を心がけることが大切です。
次に、プライベートな話題を適度に取り入れることも有効です。仕事以外の話題を共有することで、相手の価値観や人柄を理解しやすくなり、より深い信頼関係を築けるようになります。ただし、無理に踏み込みすぎると逆効果になる場合もあるため、相手の反応を見ながらバランスを取りましょう。
さらに、共通の目標を設定することも、コミニュケーションを深める効果があります。同じ方向を向いて努力することで、自然と会話の機会も増え、相互理解が進みます。
こうした積極的な取り組みを継続的に行うことで、表面的なやりとりを超えた、深い人間関係を築くことができるようになります。
活性化させる方法9つ
「コミニュケーションを図る」ことをより活性化させるには、日常的な取り組みと組織的な仕組みの両方が求められます。以下に、すぐに実践できる9つの方法を紹介します。
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定期的な朝礼やミーティングの導入
短時間でも顔を合わせて話す機会を設けることで、情報共有がスムーズになります。 -
1on1ミーティングの実施
上司と部下の信頼関係を築き、意見を言いやすい環境を作ります。 -
社内SNSやチャットツールの活用
リアルタイムな情報交換が可能になり、些細な相談もしやすくなります。 -
感謝の言葉を伝える文化の醸成
「ありがとう」を言葉にすることで、ポジティブな空気が生まれます。 -
部署を超えた交流イベントの開催
業務以外での接点が、チームワークの土台になります。 -
共通目標の設定と共有
目的が明確になることで、自然とコミニュケーションの量と質が高まります。 -
オープンな質問の習慣化
「どう思いますか？」など、相手の意見を引き出す言葉を意識的に使うことで対話が活発になります。 -
傾聴スキルのトレーニング
話すだけでなく、聞く力も育てることが信頼関係の構築につながります。 -
成功事例の共有
良い取り組みを共有することで、他のチームや個人の参考になります。
これらの方法を組み合わせて継続することで、職場全体のコミニュケーションの質が高まり、働きやすい環境が実現されます。
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まとめ
この記事のポイントをまとめます。
- 「コミニュケーションを図る」は目的を持って円滑化や向上を目指す行為を指す
- 「図る」と「取る」は似ているが、意図や目的の有無に違いがある
- 「図る」はビジネスや公用文に適した表現である
- 使い方を誤ると意味が伝わりにくくなるため注意が必要
- 言い換え表現には「促進する」「深める」などがある
- 英語表現では「facilitate communication」「enhance communication」などが適している
- 職場での具体的な実践方法として、日報の活用や1on1ミーティングがある
- 良好な人間関係を築くには、相手に関心を持ち、積極的に声をかけることが大切
- 活性化には定期的なコミュニケーションの場を設けることが効果的
- 正しい理解と表現で、円滑で信頼性の高い職場環境づくりが可能になる
職場におけるコミニュケーションの取り方は、業務の効率や人間関係に大きな影響を与えます。「図る」という表現の正しい意味を知り、意識して使うことで、より円滑な関係性を築くことができるでしょう。この記事で紹介した具体例や言い換え表現を参考に、日々のビジネスシーンで活かしてみてください。
